Субота, 08 травня 2021

Суспільство

Життя прожити — не поле перейти

Як правильно складати план справ на тиждень?

Ви дійсно думаєте, що мільйонери і мільярдери складають списки справ? Ви справді вважаєте, що Білл Гейтс, Дональд Трамп і Уоррен Баффетт пишуть довгі переліки завдань і ранжують їх за пріоритетністю? Ні, їхні секретарі так теж не чинять - замість цього вони ведуть календарі-планувальники своїх босів, в яких для кожної справи знаходиться (або не знаходиться) свій проміжок часу.


3 недоліки списків справ

Списки справ найчастіше нагадують списки побажань. Це питання, які ви б хотіли вирішити, але не маєте чіткого плану, коли приступити і як. Скільки пунктів у вашому поточному списку справ знаходяться там вже кілька днів? А чи знаєте ви, що 41% пунктів у списках справ ніколи не виконуються?

Першим недоліком таких переліків є те, що в них не розрізняються завдання, які займають всього кілька хвилин, і завдання, що потребують багатогодинної роботи. В результаті, коли ви дивитеся на такий список і думаєте "" За що б мені взятися тепер? "", ви найчастіше вибираєте не найважливішу справу, а найшвидшу.

Другий мінус: списки справ заохочують вас займатися терміновими, а не важливими питаннями. Ось чому пункт "" Зробити сімейний фотоальбом за 2013 рік "" ось уже п 'ять років (!) мізолить мені очі в моєму переліку завдань.

Третій важливий недолік полягає в тому, що списки справ викликають непотрібний стрес. Так, складання такого списку допомагає вам краще запам 'ятати, що потрібно зробити. Але перелік невиконаних завдань також служить постійним болісним нагадуванням про те, як багато вам потрібно зробити. Не дивно, що ми почуваємося перевантаженими і пригніченими.

Живіть за календарем-планувальником

Успішні люди складають не списки, а щоденні плани справ. В ході всіх інтерв 'ю та опитувань, проведених мною для цієї книги, я отримав одне з головних повідомлень: якщо ви хочете, щоб щось було зроблено, потрібно запланувати для цього конкретний час.

Візьміть щоденник і розбийте весь день на 15-хвилинні блоки. На перший погляд це здається занадто складним, але поступово ви звикнете до такої самоорганізації, і вона дозволить вам виконувати до 95% всіх намічених справ. Запам 'ятайте: якщо завдання немає у вашому щоденному плані, навряд чи вона буде вирішена. Якщо вона там є, все буде зроблено. Використовуйте ці блоки не тільки для призначення зустрічей, а й для планування дзвінків, перевірки електронної пошти, тренувань тощо.

Джордан Харбінгер, співзасновник компанії The Art of Charm і ведучий подкасту The Art of Charm, що навчає навичок спілкування і побудови відносин

Дивно, але сама по собі така проста дія, як занесення завдання в календар-планувальник, а не в список справ, допомагає звільнити ваш розум, зменшити стрес і поліпшити когнітивну діяльність. Дослідники з Флоридського університету виявили разючу річ: ефект Зейгарник - нав 'язливі свідомі і несвідомі думки, пов' язані з незавершеним завданням, - можна подолати, якщо просто скласти план виконання цього завдання, навіть якщо воно ніколи не буде реально виконано.


Я все заношу в свій графік. Все, що я роблю на повсякденній основі, вписано в мій щоденний план. Рівно 30 хвилин на соціальні медіа - строго за графіком. Рівно 45 хвилин на електронну пошту - строго за графіком. Нарада з моєю віртуальною командою - строго за графіком. Спокійний час, щоб поміркувати і скласти плани, - строго за графіком. Практичний результат: все, що є в моєму графіку, обов 'язково буде зроблено.

Кріс Дакер, серійний підприємець, автор бестселерів і популярний бізнес-блогер і подкастер

Як правильно складати план на тиждень

Існує кілька ключових правил управління часом за допомогою календаря-планувальника замість списку справ.

  • Заздалегідь виділяйте періоди або блоки часу під важливі справи. Якщо ви цінуєте здоров 'я і вирішили займатися спортом по 30 хвилин на день, виділіть під тренування конкретний час протягом дня. Якщо ви цінуєте хороші відносини з клієнтами і вирішили спілкуватися принаймні з двома клієнтами в день, виділіть у своєму щоденному плані блок часу для дзвінків клієнтам.
  • Плануйте важливі справи на ранкові години. Як би ми не намагалися дотримуватися нашого графіка, протягом дня неминуче виникають незаплановані справи, які можуть вимагати невідкладної уваги. Це може бути виклик до кабінету боса, дзвінок роздратованого клієнта або дзвінок шкільної медсестри, яка повідомить вам, що ваша дитина захворіла і її потрібно забрати зі школи. Природно, чим більше проходить часу, тим більша ймовірність того, що станеться щось несподіване.

Наприклад, якщо я планую тренування на другу половину дня або на вечір, в більшості випадків до того моменту у мене знаходиться куди більш важлива справа, яка потребує моєї уваги і змушує мене пожертвувати заняттям. Фактично я знаю, що якщо не потраплю на бігову доріжку вранці, то цього дня не потраплю на неї взагалі.

  • Не скасовуйте справи, а переносьте їх у разі потреби. Наприклад, якщо зазвичай ви тренуєтеся щодня з 12:00 до 13:00, під час обідньої перерви, але в понеділок у цей час ви часто опиняєтеся в літаку, перенесіть заняття в цей день на більш ранню або пізню годину.
  • Ставтеся до запланованих справ так само, як до відвідування лікаря. Більшість з нас легко порушують власні плани. Наприклад, якщо ви вибрали блок часу з 16:00 до 17:00 вечора, щоб попрацювати над важливим звітом в офісі, але в цей момент до вас заходить колега і просить проконсультувати його з "термінового" "питання, ви рефлекторно погоджуєтеся.

Але уявіть собі, що замість роботи над звітом у вас була б призначена зустріч з вашим стоматологом. Ви б погодилися вирішити питання з колегою і з 'явитися до лікаря на 15 хвилин пізніше? Навряд чи.

  • Я березі здоров 'я, тому щоранку у мене передбачений 60-хвилинний блок часу на фізичну активність.
  • Я ціную письмову творчість, тому щотижня відвожу по два-три значні блоки часу на роботу над статтями, книгами та іншими матеріалами.
  • Я надаю великого значення освіті дітей, тому щовечора після вечері у мене передбачений блок часу під назвою "" Домашня робота "".
  • Я вважаю важливим регулярно підзаряджатися енергією і отримувати нові враження, тому заздалегідь, іноді за рік, виділяю блоки часу тривалістю в кілька днів або навіть тижнів для відпочинку і подорожей - навіть якщо я поки не знаю, куди захочу поїхати.