Субота, 31 жовтня 2020

Суспільство

Життя прожити — не поле перейти

Ділове спілкування - психологія, правила, принципи, етика, стилі, книги

Основи ділового спілкування

До відмінної риси цього виду взаємодії відносять те, що суб'єкт комунікацій завжди має значення, а предмет - чітко визначений і відомий. Поняття ділового спілкування включає декілька етапів:

  • Знайомство, при якому відбувається установка контакту і самопрезентация. При цьому співрозмовники обмінюються загальними фразами.
  • На другому етапі співрозмовники прагнуть зрозуміти думку кожного учасника бесіди і представити свою позицію.
  • Відбувається обговорення, при якому розглядаються виниклі ділові питання і завдання.
  • Співрозмовники вирішують виниклі сумніви і приходять до оптимального взаємовигідного рішення.
  • Останній етап має на увазі завершення комунікації.

Ділове спілкування має таке завдання - продуктивну і ефективну співпрацю людей, які можуть мати свою вигоду. У нього входить три процеси, які доповнюють один одного: сприйняття і розуміння співрозмовника, обмін інформацією і діями. Для ділової взаємодії існують певні правила і норми, які повинні дотримуватися усіма учасниками спілкування.

Функції ділового спілкування

Під цим терміном розуміються завдання, які виконує цей вид комунікацій в процесі соціального життя. Структура ділового спілкування виділяє такі види функцій:

  • Перцептивна. Має на увазі сприйняття і розуміння іншої людини в процесі спілкування. Велике значення має емоційна складова.
  • Інформаційна. Відбувається обмін інформацією між співрозмовниками, що вимагає активності усіх учасників. Тут спостерігається взаємодія думок, почуттів і поведінки.
  • Інтерактивна. Має на увазі регуляцію поведінки і організацію власної діяльності. Людина може впливати на усі складові роботи свого партнера.

Правила ділового спілкування

У управлінській діяльності велике значення має правильна комунікація, спрямована на досягнення конкретної мети. Навички ділового спілкування мають на увазі облік таких правил:

  • Говорити треба чітко, без зайвої інформації, щоб співрозмовник уловив суть.
  • Мова не має бути монотонною, занадто повільною або швидкою. Говорити треба так, щоб було зрозуміло і цікаво.
  • Використайте в діалозі питання, які можуть бути закритими, тобто мати на увазі коротку відповідь, або відкритими, припускаючими розгорнуту відповідь.
  • Ділове спілкування побудоване на взаємоповазі, тому треба уміти слухати і не перебивати співрозмовника. Зацікавленість можна показати жестами або поглядом.
  • Якщо належить виголошувати промову, наприклад, на презентації або на планерці, тоді заздалегідь продумайте план своєї мови, який повинен включати вступ, основну частину і підсумок.

Етика ділового спілкування

Є дві групи правил, що входять в діловий етикет: норми, використовувані при спілкуванні між людьми рівними по статуту, і норми, що визначають характер взаємовідносин керівника і підлеглого. Етикет ділового спілкування має на увазі привітне і ввічливе відношення до партнерів або співробітників, незалежно від особистих симпатій і антипатій. Важливо дотримуватися громадських норм мовної поведінки і типових формул, наприклад, "здрастуйте" або "будьте добрі".

Стилі ділового спілкування

Існує декілька стилів ділового спілкування зі своїми особливостями:

  • Авторитарний. Суб'єкт постійно прагне до переваги і пригнічення співрозмовника. Для цього стилю характерна відсутність прагнення до розуміння і поваги.
  • Діалогічні. Комунікація відбувається на рівних і для цього стилю характерні такі особливості ділового спілкування: взаєморозуміння і повага, довіра, відкритість і співпраця.
  • Альтероцентричний. Стиль заснований на планомірній концентрації уваги на інших учасниках бесіди. Людина повинна принести в жертву свої інтереси, щоб задовольнити прагнення своїх співрозмовників.
  • Маніпулятивний. Стиль заснований на використанні співрозмовника у своїх корисливих цілях для отримання вигоди, тобто партнери є лише засобом.
  • Конформний. Суб'єкт орієнтується в спілкуванні на наслідуванні і підпорядкуванні під співрозмовника. Є присутнім небажання бути понятим.
  • Індиферентний. Практично повна відмова від нормальної взаємодії і бажання замінити його швидким рішенням існуючої ділової проблеми.

Види ділового спілкування

Відомі певні різновиди ділового спілкування і до основних видів можна віднести:

  • Прямі і непрямі. Під першою формою розуміють ділове спілкування, що відбувається між партнерами, а під другою - бесіда за допомогою технічних засобів.
  • Вербальне і невербальне. Перший варіант має на увазі комунікацію з використанням слів, а другий - за допомогою міміки, жестів, поз і так далі.

Є різні форми ділового спілкування:

  • Нарада. Колектив збирається для того, щоб обговорити насущні питання.
  • Публічний виступ. Людина представляє певну інформацію перед своїми колегами або іншою групою осіб.
  • Бесіда. При такому діловому спілкуванні відбувається обмін інформацією з приводу важливої теми, але ухвала не повинна обов'язково виноситися.
  • Переговори. Мета спілкування полягає в ухваленні правильного рішення, і воно має конкретну спрямованість.

Ділове спілкування з колегами і начальством

Способи поведінки і дії багато в чому визначаються соціальною роллю людини. Начальник, колега, підлеглий, усе це різні статуси, свої норми, що мають. Етика ділового спілкування в організації включає такі правила:

  • Від керівника потрібно емоційна саморегуляція, оскільки від його поведінки і рішень залежать стосунки в колективі і результат роботи.
  • Конфлікт інтересів керівника і підлеглого повинен вирішуватися наодинці, оскільки публічні вимови матимуть негативні наслідки.
  • Підлеглий не повинен терпіти образ і критикувати слід конструктивно, висловлюючись в коректній формі.
  • Колеги повинні розуміти свою рівність і підтримувати один одного. Різні підстави, бажання виділитися за рахунок інших псуватимуть стосунки.
  • Ділове спілкування вимагає пред'явлення рівних вимог до усіх співробітників.

Ділове спілкування по телефону

У діловій сфері спілкування по телефону має важливе значення, і воно включає такі етапи: вітання, представлення, уточнення наявності часу для бесіди, опис проблеми, питання і відповіді, і кінець діалогу. Існують правила ділового спілкування по телефону:

  • Заздалегідь варто перевірити номер і обдумати тему і питання для бесіди.
  • Середній час на ділову розмову- 3-5 хв.
  • Не можна здійснювати дзвінки рано вранці, під час перерви на обід і після робочого дня.
  • Якщо дзвінок урвався, тоді передзвонювати повинен той, хто був ініціатором бесіди.

Ділове спілкування по листуванню

Однією з форм комунікацій є ділове листування, яке з появою інтернету стало дуже поширеним. Етапи ділового спілкування відповідають таким принципам листування: взаємна повага, увага до інтересів партнера, пунктуальність в обміні інформації і конфіденційність. Є основні правила листування:

  • Важливо вказати тему листа, оформивши її чітко і грамотно.
  • Вітання і персональне звернення до адресата, що надає листу конкретну спрямованість і створює довіру.
  • Оперативно відповідайте на листи, так, оптимальним часи являється період в 2-3 ч. Якщо не виходить вкластися в цю межу, тоді треба написати, що лист отриманий і відповідь буде відправлена в такій-то межі.
  • Інформацію слід викладати коректно і у відповідному виді, наприклад, об'єм повинен поміщатися "в один екран", файли бути упаковані в архів, відповідь на лист знаходитися вгорі, а мова бути максимально зрозумілим.

Психологія ділового спілкування

Для парламентера важливо навчитися вибудовувати діалог, дотримуючись правил етикету і розуміючи індивідуальні риси опонента. Основні психологічні аспекти ділового спілкування:

  • Наявність повної інформації про співрозмовника, тому треба заздалегідь зібрати основні відомості.
  • Важливо ясно формулювати думки і контролювати логіку висловлювань партнера.
  • Психологія ділового спілкування грунтується на щирості, незворушності і доброзичливості.
  • Щоб викликати прихильність до себе співрозмовника треба використати різні хитрощі, наприклад, згадувати в розмові ім'я співрозмовника або вчасно сказати йому комплімент, а ще використати невербальну мову.

Конфлікти в діловому спілкуванні

Під час комунікації можуть виникати конфлікти і головні причини, що провокують їх: проблеми в умовах праці, різна освіта і думка на одне і те ж питання, проблеми у взаємодії з людьми і так далі. Мета ділового спілкування - налагодити контакт з людьми, тому рекомендації за рішенням конфліктів будуть корисними:

  • Треба визначити причину конфлікту і думку опонента.
  • Виявлення дій, які недопустимі для обох партнерів у вирішенні спірного питання, і визначення мети, сприяючої швидкому рішенню проблеми.
  • Спільно визначаються варіанти дій, які допоможуть закінчити конфлікт.

Книги про ділове спілкування

Щоб краще розібратися в цій темі і вивчити усі деталі, можна почитати відповідну літературу. Добре зарекомендували себе такі книги:

  • "Як поліпшити комунікативні навички" А. Баркер. У цій книзі описана культура ділового спілкування, дані поради, як утримати інтерес великої аудиторії, налагодити контакт з колегами і викликати прихильність до себе співрозмовники.
  • "Переговори. Повний курс" Г. Кенеді. Автор пропонує цікавий путівник, який допоможе навчитися правильно вести переговори. Він аналізує популярні практики, виділяючи найефективніші з них.
  • "Правила ділового спілкування. 33 не можна і 33 можна" Н. Зверева. Автор пояснює принципи ділового спілкування і розповідає, як стати цікавих співрозмовників.