Четвер, 02 грудня 2021

Навчання

Що, та як - приходять одночасно

 Менеджмент на відстані: 5 принципів роботи для розподілених команд

            Ключовий принцип управління командами на відстані - довіра. Але довіряти потрібно не сліпо, а з широко відкритими очима. Довіра, в свою чергу, починається з прозорості. Немає прозорості - немає довіри. Автори курсу для підприємців і керівників FreeБізнес Юлія Максіна та Юлія Баринова підготували для Інтернет-Портал «Пабліш Україна» п'ять принципів ефективного менеджменту на відстані.


Юля Максіна

Юлія Баринова

 Домовтеся про правила

     NB! Будь-які правила важливо не тільки сформулювати і прийняти, але спершу донести їх до кожного члена команди.

   Правило № 1. Як часто ви спілкуєтеся і який у вас робочий режим?

Відразу

 домовтеся про регулярні зустрічі і забронюйте час у календарі на місяць вперед. Робочий графік варто обговорити з усією командою, фактично - визначити, коли кожен із співробітників знаходиться в робочому доступі і вирішує робочі завдання. Жорсткий режим "з 09:00 до 18:00 ", або приймаєте, що в обід співробітники можуть відволіктися, щоб допомогти дітям зробити математику, а робочий таск доробити вночі, коли ті ляжуть спати? Ми рекомендуємо задати годинник «обов'язкової присутності», наприклад, з 11:00 до 17:00, тоді кожен зуміє скласти і зберегти чіткий і комфортний режим.                

   Правило № 2. Як швидко ви реагуєте на пошту і повідомлення?

     Колеги і клієнти повинні точно знати, коли чекати вашу відповідь, а ви - скільки часу у вас на неї є. Наприклад, при використанні месенджерів очікується, що відповідь буде оперативною - не довше 30 хвилин, а відповідь на лист у пошті прийде, скажімо, протягом 6 годин. Ще одне можливе правило: клієнт зазвичай у пріоритеті, а колеги можуть почекати. Його теж варто врахувати. Домовтеся з командою, чи можна писати вам о другій годині ночі, коли в голову прийшла геніальна ідея, або краще почекати до ранку.              


   Робота на видаленці може перетворитися на зламаний телефон, курс «Конфліти на видаленці» допомагає долати кризи і непорозуміння. 

  Правило № 3. Як ви поводитеся під час відеозустріч?

     Природно, є елементарні етичні правила проведення зустрічей (наприклад, у переговорці зазвичай не прийнято насолоджуватися обідом або оновлювати манікюр): вони поширюються і на відеоконференції. До особливих правил відеоконференцій належать: увімкнена камера, навушники, робоче місце (а не дзвінок з ліжка), вимкнений мікрофон (коли ви не говорите) і чіткий таймінг зустрічі. Ми рекомендуємо проводити всі віддалені зустрічі з використанням відео - це те небагато, що дозволяє вгадувати емоції один одного і відчувати зв'язок.         

  Правило № 4. Як в команді приймаються рішення?

   Це правило завжди індивідуально, але кожен член колективу повинен чітко знати, хто, коли і в які терміни приймає рішення.

 Вирвіться по цілях

                     Помилки в заголовку немає, якщо ви раптом про це подумали - він від слова «рівний». Найчастіше основна проблема віддаленої команди в тому, що ліва рука не знає, що робить права. Особливо, коли перехід на дистанційку відбувся швидко (в ідеальних умовах - за 1 день). Коріння проблеми, звичайно, не в співробітниках, а в менеджменті, але і вирішити її нескладно: проведіть онлайн-зустріч і розкажіть своїй команді про цілі на якийсь найближчий період, скажімо, визначте фокус на місяць. Обов'язково зафіксуйте метрики: як ви будете розуміти, що рухаєтеся в правильному напрямку?  

      Озвучили цілі? Тепер попросіть команду оцінити їх за шкалою від 1 до 10 через відповіді на базові питання:

  • Наскільки цілі зрозумілі?
  • Наскільки вони здаються реалістичними?
  • Наскільки мене надихає сказане?

   Після голосування запитайте: «На які питання ви б хотіли отримати відповіді, щоб всі оцінки стали 10?». Люди розкажуть про свої страхи, сумніви, побоювання, а ви отримаєте конструктив, який допоможе зробити якісний стрибок всій команді.

Вкажіть спільний простір

        Мова йде про єдине місце, в якому буде видно, хто і чим займається - це може бути загальний календар, трекер завдань, табличка в Excel. Не важливо, що ви виберете - важливо, щоб всім було зручно, а завантаження було прозорим.


   Робота на видаленці може перетворитися на зламаний телефон, курс «Конфліти на видаленці» допомагає долати кризи і непорозуміння. 

 Домовтеся про результат

         Визначте, в якому форматі і як часто ви будете отримувати і бачити результати. Ви напевно вже чули про «всякі аджайли», так ось, Agile був спочатку придуманий в ІТ-галузі, де зміни - це норма: технології, конкуренти, непередбачуваність. Але тепер, у світі, що постійно змінюється, ви всі «трохи айтішники».

   Тож працюйте спринтами, в ідеалі - тижневими відрізками часу. Ось чотири формати зустрічей, які ми рекомендуємо проводити з командами:

  • План у понеділок (1 година). Як керівник, ви формуєте список цілей: що команда досягне за підсумком робочого тижня? Визначте три найцінніші результати для кожного співробітника, попросіть команду самостійно розподілити завдання, визначте, яким чином будуть досягнуті задані цілі.  
  • Результати дня (15 хв). Зустрічайтеся з командою щоранку. Ритм дозволяє розуміти процес досягнення цілей і оперативно усувати стопери (перепони), з якими стикається команда. На ранковій зустрічі кожен учасник відповідає на три запитання: 1) що я зробив вчора для досягнення мети спринту; 2) що я буду робити сьогодні для досягнення мети спринту; 3) які у мене виникли проблеми, перешкоди.        
  • П'ятничний огляд/демо (1-2 години). Команда готує презентацію і ділиться результатами тижня. Результати - це конкретні цифри, показники, досягнення.  
  • Ретроспектива (1 година). Ще одна спільна зустріч з трьох кроків всієї команди, на якій можна озирнутися і подивитися, як всі досягли (чи ні) цілей.    

Крок 1. Запитайте себе і команду, які три справи пройшли добре? Зверніть увагу, що і чому спрацювало, і як ви можете використовувати цей досвід у майбутньому.     

Крок 2. Які три справи треба поліпшити? 

Крок 3. Визначте, що буде зроблено інакше наступного тижня. 

Головний принцип:

   Зробіть роботу своєї команди максимально прозорою (і про себе не забувайте)

Найпопулярніше на сайті