Вівторок, 20 жовтня 2020

Навчання

Що, та як - приходять одночасно

Чотирнадцять способів виступити з блискучою презентацією "

Існує перевірена часом техніка організації ідей в логічну послідовність для створення ясної і переконливої презентації. Можна виділити чотирнадцять різної техніки для різних типів презентацій:

  • Модульна. Послідовність подібних частин, блоків або компонентів, розташованих у взаємозамінному порядку.
  • Хронологічна. Впорядковані за тимчасовою шкалою групи ідей (кластери), відбиваючі події в тому порядку, в якому вони сталися або можуть статися.
  • Фізична. Кластери ідей, організовані по фізичному або географічному розташуванню.
  • Просторова. Ідеї організовані концептуально, по фізичних моделях або аналогіях, що забезпечує просторову систематизацію тим.
  • Проблема / Рішення. У центрі презентації — проблема і рішення, пропоноване вами або вашою компанією.
  • Трудність / Дія. У центрі презентації — одна або декілька важких завдань і дії, які ви пропонуєте для їх вирішення.
  • Форма / Функція. У центрі презентації — одна бізнес-концепція, метод або технологія і численні можливості її використання або функціонування, витікаючі з її фундаментальної суті.
  • Властивості / Вигоди. У центрі презентації — ряд властивостей товарів або послуг і конкретні вигоди цих властивостей.
  • Розбір конкретного прикладу. Детальне оповідання про те, як ви або ваша компанія розв'язали конкретну проблему або задовольнили вимоги конкретного клієнта; в процесі оповідання розкриваються усі аспекти вашого бізнесу і бізнес-середовища.
  • Аргумент / Помилка. Аргументи проти вас самих і їх подальше спростування за допомогою демонстрації помилок (чи неточностей), що лежать в їх основі.
  • Порівняння / Контраст. У центрі презентації — серія порівнянь, які ілюструють відмінності між вашою компанією і іншими.
  • Матриця. Використовуються схеми з чотирьох або більше за клітини для організації ряду ідей в зрозумілій і легко такій, що запам'ятовується формі.
  • Риторичні питання. Постановка і відповіді на питання, які запам'ятаються вашій аудиторії.
  • Числова. Перерахування серії не жорстко пов'язаних ідей, фактів або аргументів.

Розглянемо детальніше кожного з 14 методів разом з короткими прикладами. Ви напевно знайдете серед них одну або декілька техніки, яка згодиться вам в складанні практично будь-якої презентації.

1. Модульна. Презентація в модульній формі — це

послідовність подібних частин, блоків або компонентів, порядок демонстрації яких взаємозамінний. З усієї шістнадцяти техніки ця — найвільніше організована. Нею можна скористатися для презентації нового товару, суть якої полягає в описі властивостей продукту.

Модульна форма має дві основні переваги. Перше: при необхідності ви можете легко

поміняти місцями частини вашого виступу. Друге: якщо вам бракує часу

ви можете виключити один-два пункту. Прямого логічного зв'язку між кластерами немає, але ваша аудиторія може підсвідомо прагне простежити її. Тому якщо ви використайте модульний метод, додайте сполучні ланки між модулями інформації.

2. Хронологічна. Тут

кластери ідей упорядковуються за тимчасовою шкалою, а події — в тому порядку, в якому вони сталися або можуть статися. Цей метод ідеально підходить для презентації, головна мета якої — викласти історію, пов'язану з якими-небудь змінами. Хронологічна структура організації виступу в даному випадку буде найбільш ефективною.

3. Фізична. На відміну від хронологічного методу, де ваша презентація побудована відповідно до логіки часу, фізична керується

логікою місця. У такій презентації визначальним компонентом розташування її частин служить їх фізичне розташування.

Припустимо, ваша компанія займається дистрибуцією товарів і має ряд філій по всьому світу, що є вашою конкурентною перевагою. Вас попросили виступити з презентацією перед потенційними клієнтами, які ведуть міжнародну торгівлю. Ви можете упорядкувати свій виступ за фізичним принципом, розповівши їм про кожного з ваших міжнародних центрів, пов'язаних в єдину глобальну мережу. Така наочна структура презентації буде легко сприйнята аудиторією.

4. Просторова. Якщо в основі фізичного принципу організації матеріалу лежить географічне розташування, то основою просторового методу виступає концептуальна

організація ідей відповідно до фізичної моделі або аналогії. Це забезпечує умовне просторове розташування тим і питань, наприклад від низу до верху, зверху вниз, від центру зовні або ззовні всередину.

Наприклад, ринок продукту можна представити у вигляді концентричних кругів, як в мішені. Ядро ринку — це центральний круг (яблучко), що означає тих покупців, які, швидше за все, будуть зацікавлені в продукті. Зовнішні круги символізують інші ринки: великі, розсіяні і усе більш віддалені. Просторовий метод дозволяє представити ідеї так, що їх легко було охопити поглядом, зрозуміти і запам'ятати.

Іншим простим прикладом просторового методу служить фізична модель — конструкція будинку. Фундамент символізує базовий продукт або послугу. Опорні балки — це організації і партнери. Дроти і труби внутрішньої інфраструктури — технології. Скло, цеглину і будівельний розчин, що формують зовнішній вигляд будівлі, символізують маркетинг і брендинг. Несхожі один на одного компанії з самих різних галузей пояснюють свою бізнес-модель за допомогою цієї легко впізнанної форми.

5. Проблема / Рішення. Тут в центрі вашої презентації опиняється

проблема і її рішення, пропоноване вами або вашою організацією. Так, багато компаній, працюючих у сфері біологічних наук (фармацевтика, генетика, медичне устаткування, охорона здоров'я), використовують цей метод у своїх презентаціях інвесторам. Вони описують конкретну медичну проблему і її рішення за допомогою своєї унікальної продукції або послуги. У сфері освіти — це

синонім навчання. Адже суть навчання — замінити незнання знанням.

Використовуючи цей метод у своїй презентації, будьте уважні з розставлянням акцентів. Промовці нерідко набагато більше уваги приділяють проблемі, чим її рішенню. Торкніться проблеми коротко, а потім виводите рішення: адже саме ця частина вашої презентації повинна найбільше запам'ятатися публіці.

6. Трудність / Дія. Бізнесмени не люблять, коли їм нагадують про проблеми. В наші дні кожна компанія знаходиться під постійною загрозою атаки з різних сторін — від конкурентів до уряду. Тому, замість того щоб нагадувати аудиторії про їх проблеми

перерахуйте труднощі і розкажіть, які дії у відповідь може запропонувати ваша компанія. Такий прийом — не простий евфемізм: він зміщує фокус з негативу на зацікавленість і активність.

7. Форма / Функція. В головній ролі тут виступає

пропозиція вашої компанії (рішення, дія або засіб реалізації). Використайте цю техніку для представлення однієї головної бізнес-ідеї, методу або технології, яка має багато застосувань і функцій. Одна основна технологія і безліч варіантів її використання; головна тема і декілька варіацій; ядро і промені, що розходяться; фундаментальна ідея і її поширення через мережу численних франшиз — так працює ця техніка.

8. Властивості / Вигоди. Цей метод традиційно використовують при випуску на ринок нового товару. Тут ви

розглядаєте ряд особливостей продукту або послуги і пояснюєте конкретні вигоди, які отримують ваші клієнти від кожної з них.

У книжковому бізнесі кожен сезон видавництва представляють книжковим мережам і магазинам каталог своїх новинок. Кожна назва супроводжується короткою анотацією, в якій пояснюються особливості книги і ті вигоди, які вона принесе читачам. Новий атлас, приміром, може похвалитися такими особливостями, як більший шрифт і яскраві кольори карт, а вигоди полягають в тому, що карти простіше читатиме і використає.

9. Розбір конкретного прикладу. Розбір конкретного прикладу — це

історія, розповідь про те, як ви або ваша компанія розв'язали певну проблему або задовольнили потреби конкретного клієнта. В процесі оповідання розкриваються усі аспекти вашого бізнесу і бізнес-середовища.

Усім людям за своєю природою цікаві історії — особливо історії про людей, з якими ми можемо зіставити себе. Тому розбір конкретного прикладу — це прекрасний спосіб оволодіти увагою публіки і утримувати його. Це простий і практичний метод зробити технічно складний і очевидно нудний опис продукту або послуги яскравим, таким, що зачіпає і зрозумілим.

Такий підхід особливо хороший для медичних бізнес-презентацій. Припустимо, ваш конкретний приклад — історія пацієнта на ім'я Джон Смит. Ви розповідаєте, як захворів Джон, як багато таких Джонов Смитов по всьому світу, скільки грошей витрачається на їх усіх і як довго вони страждали без ліків. Потім переходите до того, як медичний засіб, розроблений вашою компанією, допоміг Джону Смиту, як пацієнт вилікувався і повернувся до повноцінного життя, демонструючи тим самим потенціал продажів вашого продукту.

10. Аргумент / Помилка. Буває так, що треба виступити з презентацією перед скептично налагодженою або навіть ворожою аудиторією. У подібних випадках спробуйте використати метод "Аргумент / Помилка", згідно якої ви

висуваєте аргументи проти себе або своєї компанії, а потім негайно спростовуєте їх, вказуючи помилки або неточності в їх основі. Тим самим попереджаєте будь-які заперечення своєї аудиторії, створюючи нейтральний майданчик для презентації реальних достоїнств вашій компанії.

Застосовувати таку структуру досить ризиковано. Виступ, організований за принципом "Аргумент / Помилка", частенько набуває оборонного або дискусійного характеру, що обумовлює негативний тон. Використайте цю альтернативу у тому випадку, якщо негативне відношення до вас і вашій компанії розділяє велика частина аудиторії і негатив неминучий.

11. Порівняння / Контраст. Завдання такої презентації -

зіставити вашу компанію з іншими. Чим ваша пропозиція відрізняється від пропозицій інших компаній вашій галузі? Як вам вдається витримувати конкуренцію? У чому ваші конкурентні переваги? У презентації, побудованій по цьому методу, можна провести серію порівнянь, що демонструють плюси вашої компанії по кожному з параметрів.

Цей метод також слід вибирати з обережністю. Фокусуючи увагу на іншій компанії, ви можете створити враження тих, що обороняються або дозволити аудиторії запам'ятати вашого конкурента, а не вас. Тому використайте цей метод для презентацій перед добре знайомою аудиторією: так зменшуються шанси викликати негативні емоції, яких спочатку не було.

12. Матриця. Вам знайомі схеми 2×2, 3×3, 4×4, які дозволяють сортувати дані по різних групах. Ділова аудиторія любить матриці, оскільки вони близькі просторовому методу організації даних і дозволяють представляти ідеї візуально. Відмінність між двома цими принципами лише в тому, що просторова структура припускає динамічні взаємовідносини або рух (зверху вниз, від низу до верху), тоді як

матриця — це стабільні взаємозв'язки.

Схема 2×2 служить тією формою, якою ви можете користуватися упродовж усієї презентації. Ви вільні проаналізувати кожного з чотирьох секторів детальніше, пояснивши, чому ваша компанія вирішила сконцентруватися на секторі № 2, найперспективнішому для розвитку вашого бізнесу.

13. Риторичні питання. За допомогою цього методу ви приймаєте точку зору аудиторії, відразу ж залучаючи слухачів, наприклад, словами "Можливо, ви хотіли б знати"., а потім відповідаючи на поставлене питання. Зрозуміло, кращі питання — це ті, які виникають у присутніх, а не ті, які ви тяжко придумували. Метод риторичних питань неефективний, якщо питання неприродні.

Навколо риторичних питань можна збудувати усю презентацію. Кожен кластер ідей упереджає конкретне риторичне питання, на яке ви потім відповідаєте.

14. Числова. Нарешті, стара добра підмога — числова структура потоку інформації. "Є п'ять причин, чому наша компанія приваблива в плані інвестицій", — починаєте ви, перераховуючи потім все п'ять. Використайте цей метод лише у тому випадку, коли жоден інший принцип організації матеріалу вам не підходить.