Понеділок, 18 жовтня 2021

Будівництво

Моя хата небом крита, землею підбита, вітром загороджена

Аналіз ситуації: варіанти, особливості проведення, етапи та результати аналізу

Керівники нерідко змушені приймати рішення не відповідно до наявного плану, а виходячи з ситуації, що склалася. Таке трапляється з різних причин. Головне завдання менеджера - провести аналіз ситуації, розробити і прийняти найбільш оптимальний варіант дій у вирішенні проблем, що виникли.

Що це таке

Аналіз ситуації - це спосіб обробки інформації, при якому спочатку її ділять на частини, а потім уважно вивчають кожен елемент окремо, щоб знайти проблему і вирішити її. Наприклад, прибуток підприємства може зменшитися через зростання витрат або через зниження обсягу виручки, зростання дебіторської заборгованості та інших факторів. Для того щоб визначити, який фактор вплинув на зміну розміру прибутку, необхідно вивчити ці фактори.

Тільки після того, як буде виявлена причина, особа, яка приймає рішення (ЛПР), зможе розробити план дій і вирішити проблему. Для того щоб провести аналіз ситуації, уповноважена людина збирає команду фахівців, які зводять дані і проводять аналітичні процедури, кожен у своїй галузі знань і навичок.

Хто проводить аналіз

Аналіз конкретних ситуацій проводить не одна людина, а кілька груп. Керує ними менеджер або особа, яка приймає рішення (ЛПР). До складу команди входять:

  • Експерти першого рівня. Вони займаються збором і обробкою первинної інформації.
  • Експерти другого рівня. Вивчають звіти і розробляють ідеї вирішення проблеми.
  • Аналітична група. Вивчає ідеї, які розробили експерти другого рівня, і вибирає найбільш реалістичні, з їх точки зору, варіанти розвитку подій. Аналітики розробляють стратегії роботи підприємства та способи вирішення проблем.
  • Особа, яка приймає рішення, вибирає із запропонованих варіантів стратегії розвитку ту, яка, на його думку, найбільше підходить для вирішення проблем у ситуації, що склалася. За це він несе повну відповідальність.

Дозволити собі провести великомасштабну роботу з використанням декількох груп фахівців може тільки велика компанія. У більшості випадків керівник фірми проводить аналіз ситуації із залученням однієї групи - фахівців відділів. Роботу другої групи та аналітиків виконують люди, що входять до керівництва компанії, бухгалтери, маркетологи, інженери. Вони збираються на службову нараду, обговорюють ситуацію і шукають вирішення проблем.


Порядок проведення

Аналіз починається з виявлення відхилення показників роботи фірми від планових. Наприклад, у звітному кварталі було виявлено зниження виручки на 30%, і керівник не може пояснити причини такого рівня падіння. У такому випадку він повинен зібрати групу експертів і вивчити ситуацію. Процес складається з таких етапів аналізу ситуації:

  • Виявлення відхилення показників - визначення проблеми.
  • Організація групи експертів керівником.
  • Закріплення за кожним експертом ділянки для роботи.
  • Збір інформації по відділах.
  • Обробка експертами отриманої інформації із застосуванням ними своїх спеціалізованих знань і навичок.
  • Підготовка фахівцями звітів про виконану роботу.
  • Вивчення цих звітів керівником, обговорення на загальних зборах змісту звітів.
  • Розробка варіантів вирішення проблеми і застосування одного або декількох на практиці.

Підготовка до звіту і його презентація

Керівники завжди зайняті роботою, тому на читання довгих розлогих звітів у них немає часу. Це говорить про те, що інформація в звіті повинна бути подана коротко, ємко і бажано в наочному і зручному вигляді. Краще, якщо замість сотень перелічених сторінок і стовпчиків цифр звіт міститиме графіки, діаграми, результати розрахунків і думку експерта, який проводив аналіз у тій чи іншій галузі. Природно, що у звіті повинні вказуватися джерела інформації і найбільш важливі показники, які, на думку експерта, стали причиною відхилення в роботі компанії. Тому технологію аналізу проблемних ситуацій слід відпрацювати до того, як така ситуація виникне. На підприємстві повинні бути комп 'ютери зі спеціальним ПЗ для вирішення подібних завдань.

Презентація кожного звіту не повинна займати більше 15 хвилин, щоб вивчення та обговорення результатів аналізу ситуації не затягнулися на кілька днів. Звіти мають ґрунтуватися на фактах, а інформація - бути актуальною на момент їх підготовки та презентації.

Що керівник робить з отриманою інформацією

Отримати результати аналізу ситуації у формі звіту - це тільки половина справи. Далі цю інформацію повинен вивчити і проаналізувати керівник компанії. І тут багато залежить від його знань і досвіду. При цьому під досвідом мається на увазі не тільки його особистий, але і те, наскільки добре він знає про те, як подібні ситуації вирішувалися на інших підприємствах. Зазвичай менеджер, перш ніж прийняти остаточне рішення, проводить нараду з іншими керівниками та експертами, в тому числі з тими, хто займався аналізом ситуації на місцях і готував звіти.

Які види ситуацій бувають

Проблемні ситуації бувають стандартними і нестандартними. Для вирішення стандартних завдань менеджери застосовують методи аналізу ситуації за аналогією. Тобто вони порівнюють наявні у них дані по інших підприємствах з тими, які були отримані в результаті дослідження їх компанії. Якщо ситуації схожі, то використовують ті ж способи вирішення проблеми.

У разі якщо ситуація нестандартна, застосовують методи аналізу конкретних ситуацій. Для цього використовують різні комп 'ютерні програми для моделювання можливих варіантів розвитку, проводять розрахунки, вивчають динаміку тощо. Для цього керівник може задіяти спеціальні комп 'ютерні програми моделювання на основі введених даних. Наприклад, Project Expert використовують не тільки для розробки бізнес-планів, але також для прогнозування роботи діючих підприємств.

Проблему можна вирішити і без допомоги комп 'ютерних програм, проте це ускладнить і без того складні розрахунки. До того ж експертам, щоб підготувати звіт, потрібно буде креслити графіки та діаграми. Це займе багато часу. Керівник може не використовувати спеціальне ПЗ, але тільки в тому випадку, коли моделювання на комп 'ютері недоцільне. Наприклад, у випадку форс-мажорних обставин, якщо діяти треба швидко і рішення не залежить від минулого стану справ або динаміки. При цьому кількості та якості інформації, що надходить, недостатньо, щоб побудувати модель на комп 'ютері.


Мозковий штурм як метод пошуку рішення

У складних ситуаціях, коли від керівника потрібне неординарне вирішення складного завдання, він може вдатися до допомоги такого методу аналізу конкретної ситуації - зібрати всіх експертів, керівників відділів і влаштувати "мозковий штурм". Суть цього методу полягає в тому, що кожен учасник наради висловлює свою думку про можливу причину виникнення проблеми і спосіб її вирішення. Право висловити свою думку та ідеї дається кожному, при цьому ніхто з учасників не повинен за правилами саркастично ставитися до думки іншого.

Природно, що обговорення проблеми має відбуватися в рамках ділового етикету і записуватися. Однак рішення приймає все одно керівник або особа, призначена для цього. В результаті "мозкового штурму" менеджер отримає відразу кілька цінних ідей. Такий аналіз має як свої переваги, так і недоліки. Основні плюси - це швидкість і велика кількість варіантів, мінус - такий аналіз ситуації не завжди відображає реальний стан справ і нерідко страждає від нестачі об 'єктивності.

Проблеми моделювання розвитку подій

Основна проблема технології аналізу конкретних ситуацій полягає в тому, що експертам доводиться працювати з великими обсягами інформації, через що можуть виникати помилки. Великі обсяги даних, які необхідно переробити в короткі терміни, також становлять проблему моделювання розвитку подій. Або аналіз займе значно більше часу і результат втратить актуальність, або через обмежений обсяг інформації підсумки аналізу вийдуть з високою часткою спотворення. В результаті модель може виявитися в кращому випадку неефективною, в гіршому - призвести до банкрутства.

На ефективність аналізу впливають три основні фактори. Це кваліфікація експерта, обсяг інформації, яку він може обробити, і час, наявний у розпорядженні на проведення аналізу ситуації.

Аналіз SWOT

SWOT-аналіз - це вивчення і оцінка сильних і слабких сторін підприємства, а також його можливостей для розвитку і загроз, з якими воно стикається або може зіткнутися. Нижче представлена матриця для проведення SWOT-аналізу.

У верхньому лівому осередку вказуються сильні сторони і можливості, які є у компанії і які були виявлені в ході моніторингу і на першому етапі аналізу ситуації. Прикладом може бути така ситуація, коли стало відомо, що з виробництва деякої продукції компанія має монопольне становище на ринку, а за рахунок певної технології, яка у неї є, вона може випускати її ще дешевше. Аналіз допоможе виявити, що це за продукція, до того як на ринку з 'являться конкуренти.

У верхньому правому осередку вказуються сильні сторони і загрози. Наприклад, на деякі базові товари фірми, з яких вона отримує найбільший прибуток, з 'явилося кілька конкурентних фірм, що випускають аналогічну продукцію і продають її дешевше.

У нижній лівій комірці наводяться недоліки і можливості підприємства. Наприклад, незважаючи на високу собівартість, товар, що випускається компанією, користується попитом.


У нижній правій комірці вказуються недоліки і загрози. Першими можуть бути висока собівартість продукції, що випускається, або її низька якість, а в якості загроз - дії конкурентів або платоспроможність споживачів. Як виглядає SWOT-аналіз, можна побачити в таблиці вище.

Перевага SWOT-аналізу при проведенні аналізу та оцінки ситуації полягає в тому, що він дає можливість оцінити не тільки внутрішні, а й зовнішні чинники, які можуть бути навіть істотнішими за внутрішні.

Факторний аналіз

Факторний аналіз - це такий метод аналізу ситуації, який передбачає проведення розрахунків на підставі даних про роботу підприємства та побудову багатофакторної моделі поточного стану і подальшого розвитку підприємства. Зазвичай такий метод використовують при оцінці фінансового стану компанії. Розраховуються такі показники, як ліквідність, рентабельність, фінансова міцність і ймовірність банкрутства.

Кейс-аналіз

Це метод аналізу, коли після ознайомлення зі звітами про поточний стан підприємства учасники зборів поділяються на групи і розходяться для групового обговорення отриманої інформації. Після цього вони збираються знову, і кожна група виносить на загальне обговорення свої ідеї.

Середній розмір групи від трьох до семи осіб. Вони можуть висловити свої ідеї як на загальних зборах, так і передати безпосередньо особі, яка повинна прийняти рішення. У кейс-аналіз входить опис проблеми, її порівняння зі схожими випадками і рішення. Тобто групи повинні розповісти, як вони бачать ситуацію, на що вона їм здається схожою і які кроки треба зробити для вирішення проблеми, що виникла.

Оцінка отриманих результатів

Після проведення розроблених в результаті аналізу ситуації заходів виникає необхідність оцінки цих результатів, тобто повторного аналізу. Тільки в цьому випадку перевіряють не стан підприємства, а ефект після того, як рішення були реалізовані на практиці. Для цього використовують метод порівняння того, що було до і після внесення змін.

Роль аналізу в роботі компанії

Без регулярного аналізу ситуації фізично неможливий нормальний розвиток підприємства. Керівник завжди повинен бути в курсі того, що відбувається і мати можливість визначити не тільки стан фірми, але і те, які перспективи її розвитку. Він допомагає не тільки дізнатися про те, які є недоліки в роботі підприємства, а й визначити зовнішні загрози і можливості для підвищення його конкурентоспроможності та розвитку. При цьому зробити це потрібно швидко і при мінімальних витратах. Оперативне проведення аналізу дає можливість зберегти підприємству фінансову стійкість, визначити наявні недоліки в роботі і знайти резерви для їх усунення. Надалі керівник зможе використовувати ті переваги, які дають йому отримані в результаті роботи досвід і знання.

Найпопулярніше на сайті